Word

Skróty klawiaturowe

Przyśpieszają pisanie tekstów zmniejszając liczbę kliknięć myszą, co w przypadku częstego używania pewnych funkcji daje spore oszczędności czasu. Oto ich wykaz:

Skrót	Akcja
Ctrl Enter	Sztywny podział strony w miejscu kursora
Ctrl =	Rozpoczęcie i zakończenie pisania w trybie “indeks dolny” Także przeniesienie zaznaczonego tekstu w miejsce indeksów dolnych
Ctrl Shift =	Rozpoczęcie i zakończenie pisania w trybie “indeks górny” Także przeniesienie zaznaczonego tekstu w miejsce indeksów górnych
Ctrl [	Zmniejszenie zaznaczonego teksu
Ctrl ]	Zwiększenie zaznaczonego tekstu
Ctrl B	Rozpoczęcie i zakończenie pisania w trybie “bold” (pogrubiony) Także pogrubienie zaznaczonego tekstu
Ctrl I	Rozpoczęcie i zakończenie pisania w trybie “Italic” (pochyły) Także pochylenie zaznaczonego tekstu
Ctrl U	Rozpoczęcie i zakończenie pisania w trybie “Underground” (podkreślony) Także podkreślenie zaznaczonego tekstu
Ctrl E	Wyśrodkowanie akapitu
Ctrl R	Przesunięcie akapitu do prawej
Ctrl L Ctrl K	Przesunięcie akapitu do lewej
Ctrl J	Wyjustowanie akapitu
Ctrl A	Zaznaczanie całego tekstu
Ctrl X	Przeniesienie zaznaczonego tekstu do schowka
Ctrl C	Skopiowanie zaznaczonego tekstu do schowka
Ctrl V	Wklejenie tekstu ze schowka w miejscu kursora
Ctrl Z	Cofniecie zrobionych zmian
Ctrl Y	Powtórzenie zrobionych zmian (po cofnięciu)
Ctrl D	Wywołanie okna “czcionka” i możliwość zmian
Ctrl F	Wywołanie okna nawigacji i możliwość przeszukania tekstu
Ctrl G Ctrl H F5	Wywołanie okna “Znajdź, zamień i przejdź do”
Ctrl N	Utworzenie nowego pustego pliku
Ctrl O	Przejście do sekcji otwierania plików
Ctrl P	Przejście do sekcji drukowania plików
Ctrl S	Zapisanie pliku
Ctrl W	Przejście do okienka zapisania pliku
F1	Wywołanie pomocy on-line

Pobieranie szablonu pracy dyplomowej i personalizacja szablonu

Na stronie Wydziału Biologii w zakładce Student →Organizacja roku →Praca dyplomowa (menu po prawej stronie) można znaleźć najważniejsze informacje na temat procedur związanych z przygotowaniem pracy dyplomowej. Znajdują się tam linki do różnych przydatnych dokumentów w tym link do wzoru pracy dyplomowej.

Niżej:

Zapisz sobie wzór pracy dyplomowej na dysku swojego komputera. Będzie to szablon, na podstawie którego przygotujesz własną pracę. Standardowo ma nazwę 286. Nazwij szablon numerem swojego indeksu dodając informację o samym dokumencie, np. 123456_praca_dyplomowa.

Otwórz szablon pracy. Znajdują się w niej zarówno elementy stałe, które są niezbędne w pracy (oświadczenia, podstawowe informacje), a także elementy, które należy dostosować na potrzeby własnej pracy. W większości przypadków elementy te są zapisane w nawiasach ostrych, np. <Imię nazwisko>.

Spersonalizuj szablon na potrzeby własnej pracy. Na początek usuń zbędną informację:

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia nr 8 Rektora UW
z dnia 31 sierpnia 2004 r

Potem uzupełnij niezbędne informacje. Zwróć uwagę na podziały stron, które powinny zostać zachowane także w Twojej wersji pracy. Dodaj także podział strony na końcu szablonu – wprowadzany przez ciebie tekst (treść pracy) powinien się zaczynać na nowej stronie.

Praca ze stylami

Za pomocą edytora można w dowolny sposób modyfikować lokalnie fragment tekstu (zmieniać czcionki, odstępy, kolor, itd.). Jeżeli określony sposób edycji tekstu będzie się powtarzał w całym dokumencie, warto go zapamiętać w programie, aby można było go szybko zastosować w innym miejscu. Taką możliwość daje opcja style dostępna w programach Word czy Writer. Opcja ta bardzo się przydaje w trakcie pracy z obszernym dokumentem tekstowym, takim jak praca dyplomowa. W edytorach tekstowych liczne style (opcje formatowania) są już zapisane w samym programie a ich modyfikacje mogą być powiązane z konkretnym dokumentem tekstowym (np. z szablonem).

Bardzo ważnym stylem są nagłówki kolejnego stopnia (nagłówek 1, nagłówek 2, itd.). Stosując style nagłówków dla tytułów rozdziałów i podrozdziałów można łatwo zastosować automatyczne ich numerowanie, a także stworzyć automatyczny spis treści.

Rozpoczynając pracę z szablonem dokumentu dobrze jest sprawdzić, czy pewne style nie zostały już w nim zdefiniowane lub zastosowane – najważniejsze jest sprawdzenie styli nagłówków – jeżeli zostały one już zastosowane w szablonie, to elementy sformatowane jako nagłówki będą uwzględniane w automatycznej numeracji a także będą się pojawiały a automatycznym spisie treści, co często nie jest wskazane.

W szablonie swojej pracy sprawdź:

1. Jaki jest format zdefiniowanych nagłówków kolejnego stopnia
2. Sprawdź czy styl nagłówkowy nie został już wprowadzony w istniejącym tekście

Wybierz z Menu opcję Narzędzia główne; po prawej stronie paska narzędzi powinien być widoczny pasek styli. W niektórych wersjach Worda obok niego znajduje się ikona Okienko stylów. Wybierając tę opcję otworzysz to okienko. Na samym dole okna można wybrać listę styli. Wybierając opcję Lista: w bieżącym dokumencie możesz sprawdzić jakie style są zdefiniowane dla szablonu (dowolnego dokumentu), na którym pracujesz. W samym oknie możesz zobaczyć, jak wygląda tekst sformatowany za pomocą określonego stylu. Zaznaczając podgląd zobaczysz jakie style zostały użyte w bieżącym dokumencie.

W innych wersjach Worda trzeba kliknąć na strzałkę w prawym dolnym rogu pod paskiem style.

Wybierając opcję Pokaż podgląd zobaczysz jakie style zostały użyte w bieżącym dokumencie.

Zastanów się, czy narzucone w szablonie style formatowania nagłówków będą dobrym wyborem dla tytułów rozdziałów i podrozdziałów Twojej pracy.

Jeżeli w szablonie jest już tekst sformatowany za pomocą stylów nagłówków, to należy usunąć/zmienić to formatowanie. Można to zrobić zaznaczając ten tekst (np. korzystając z opcji Zaznacz wszystko – wtedy wszystkie sformatowane w ten sposób elementy będzie można zmodyfikować za jednym razem) i wybierając opcję Wyczyść formatowanie w oknie stylów lub wybrać inny styl dla tych tekstów – np. Normalny; pamiętaj, aby tekst, dla którego zmieniasz formatowanie ostatecznie wyglądał tak samo jak tekst wejściowy – np. jeżeli zmiana stylu spowodowała usunięcie kursywy to wprowadź ją lokalnie.

Jeżeli w szablonie jest już tekst sformatowany za pomocą stylów nagłówków, to należy usunąć/zmienić to formatowanie. Można to zrobić zaznaczając ten tekst (np. korzystając z opcji Zaznacz wszystko – wtedy wszystkie sformatowane w ten sposób elementy będzie można zmodyfikować za jednym razem) i wybierając opcję Wyczyść formatowanie w oknie stylów lub wybrać inny styl dla tych tekstów – np. Normalny; pamiętaj, aby tekst, dla którego zmieniasz formatowanie ostatecznie wyglądał tak samo jak tekst wejściowy – np. jeżeli zmiana stylu spowodowała usunięcie kursywy to wprowadź ją lokalnie.

Opcja Wyczyść formatowanie jest bardzo przydatna w przypadku kopiowania tekstów pomiędzy różnymi dokumentami lub z internetu. Jeżeli w edytorze jest włączona automatyczna opcja importuj styl razem z kopiowanym tekstem, to do dokumentu przeniesione zostanie automatyczne formatowanie tego tekstu – może to spowodować, że ten fragment będzie wyglądał zupełnie inaczej niż tekst wprowadzany bezpośrednio w dokumencie (inna czcionka, wielkość czcionki, odstępy, itp.). Jeżeli chcemy się pozbyć tego zaimportowanego stylu wybieramy opcję Wyczyść formatowanie (w ten sposób możemy się też pozbyć automatycznych hiperłączy). Innym rozwiązaniem jest narzucenie własnego stylu dla wklejonego tekstu.

Plik 286 ma już wprowadzone style, także nagłówkowe i to wcale nie dla tytułów rozdziałów, podrozdziałów. Aby nie kolidowało to z automatycznymi funkcjami opierającymi się o style – usuń w sposób opisany powyżej przypisanie im stylów bez zmiany ich wyglądu.

Definiowanie własnych stylów

Jeżeli narzucone w szablonie formatowanie nagłówków kolejnego rzędu nie spełnia Twoich oczekiwań (nie nadaje się na tytuły rozdziałów i podrozdziałów), to można je zmienić. Można to zrobić na dwa sposoby.

Sposób pierwszy:

W oknie stylów rozwiń opcję dla stylu, który chcesz zmodyfikować i wybierz Modyfikuj styl. W nowszych wersjach wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy i rozwiniętego menu wybrać Modyfikuj….

Otworzy się okno dialogowe w którym możesz dokładnie dopasować sposób formatowania nagłówka (wielkość czcionki, typ czcionki, kolor, odstęp, odstępy między wierszami, głębokość wcięć, itp.). Zwróć uwagę, żeby styl „następnego akapitu” był taki jak dla tekstu podstawowego (Normalny, Tekst podstawowy) – w ten sposób po wprowadzeniu stylu nagłówkowego dla konkretnego fragmentu tekstu styl nie będzie przenoszony na dalszy tekst. Dodatkowo klikając na Formatuj i wybierając opcję akapit można zapanować nad wcięciami na początku akapitu, odstępem między akapitami i zasadami dzielenia akapitu między sąsiednimi stronami.

Przykładowo, nie chcemy by kawałek tytułu podrozdziału pojawił się na jednej stronie, a kawałek na drugiej. Nie chcemy nawet by tytuł podrozdziału pojawił się sam na dole strony bez przynajmniej dwulinijkowego początku tekstu samego podrozdziału. Wszystko to można określić i przypisać stylowi, w którym będziemy pisać tytuły podrozdziałów.

Sposób drugi:

Na stronie dokumentu zastosuj lokalnie formatowanie dowolnego tekstu (np. tytułu rozdziału 1) zmieniając czcionkę, wielkość czcionki, kolor, itp. Zaznacz ten fragment tekstu a następnie rozwiń w oknie stylów opcje dla nagłówka, który chcesz zmodyfikować i wybierz Aktualizuj zgodnie z zaznaczeniem . W nowszych wersjach Worda możliwość ta pojawi się po zaznaczeniu stylu myszą i kliknięciu na prawy klawisz. Przyjęty przez ciebie styl nadpisze ten zdefiniowany wcześniej.

Pamiętaj, że styl nagłówków kolejnych stopni nie musi się różnić od stylu nagłówków wcześniejszych. Jednak dobrze jest stosować oddzielne style dla tytułów rozdziałów, podrozdziałów i pod-podrozdziałów nawet jeżeli każdy z tych styli jest sformatowany w identyczny sposób. Dzięki temu poprawna będzie automatyczna numeracja rozdziałów czy też automatyczny spis treści.

Zdefiniuj tyle poziomów nagłówków, ile będzie Ci potrzebnych (kolejne poziomy można też modyfikować później, w miarę potrzeby). W ten sam sposób możesz zmodyfikować inne style (np. tekst podstawowy, kolory hiperłączy, odstępy, itp.) w szablonie a także możesz wprowadzić własne style.

Pamiętaj, że styl możesz modyfikować w dowolnym momencie – wszystkie fragmenty zdefiniowane w tekście wg tego stylu zmienią się automatycznie. Jeżeli na koniec swojej pracy uznasz, że nie jesteś zadowolona/y z wyglądu swoich nagłówków, będzie można to zmienić kilkoma kliknięciami dla wszystkich elementów z jednej grupy (bez konieczności oddzielnej edycji każdego fragmentu tekstu).

Dodawanie tytułów rozdziałów i definiowanie ich stylu

W pracy dyplomowej wymagane są następujące rozdziały:

• Wstęp
• Metody
• Wyniki
• Wnioski
• Wykaz cytowanych tabel
• Wykaz cytowanych rycin

Niektóre z tych rozdziałów wygodniej jest napisać w odrębnych częściach ujętych w podrozdziały. Przykładowo, we wstępie w pierwszym podrozdziale opisalibyście wszystko co wiadomo o badanym gatunku/gatunkach lub gatunkach mu pokrewnych. Począwszy od prawidłowej nazwy i zaszeregowania taksonomicznego po informacje o biologii i ekologii gatunku, zwłaszcza te, które mogą wpływać na stężenie czegoś tam w jego tkance/organie. W drugim podrozdziale można opisać informacje o pierwiastku czy analizowanym związku – wszystko co wiadomo jak badana zmienna ciągła zależna opisana została w literaturze dla organizmów żywych. Trzeci podrozdział mógłby być zatytułowany Cel pracy i byłoby to miejsce, gdzie napiszecie cel waszych badań.

Metody składają się zazwyczaj z opisu miejsca i czasu prowadzonych badań. Tu także opisujecie badaną populację, co nie jest tym samym co opis badanego gatunku. Chodzi o konkretną populację, która pod pewnymi cechami biologicznymi lub warunkami życia może odbiegać od standardu. W odrębnym podrozdziale opiszecie zastosowane metody laboratoryjne i sposoby wykonania analiz. Jeszcze w innym sposób analizy danych. Najczęściej tytułuje się go: Zastosowane analizy statystyczne.

Nawet Wyniki można podzielić na dwa podrozdziały dotyczące wpływu czynników na pierwszą zmienna ciągłą i wpływu czynników i pierwszej zmiennej ciągłej na drugą zmienna ciągłą.

Wklej tytuły rozdziałów do swojego szablonu. Zaznacz je wszystkie razem i zdefiniuj dla nich styl Nagłówek 1.

Wymyśl tytuły podrozdziałów Wstępu, Metod (i ewentualnie Wyników). Dopisz je i daj im styl Nagłówek 2.

Dodawanie automatycznej numeracji rozdziałów

W pracy dyplomowej rozdziały i podrozdziały powinny być numerowane. Najlepszą opcją jest przyjęcie numeracji hierarchicznej, gdzie rozdział ma numer wyrażony jednym znakiem, np. 1. a podrozdziały tego rozdziału numerację 1.1., 1.2., itd.

Zaznacz wszystkie tytuły rozdziałów a następnie wybierz z Menu Narzędzi głównych opcję Lista wielopoziomowa (obok listy wypunktowania i listy z numeracją). W nowych wersjach Worda jest osobna ikonka Lista wielopoziomowa. Trzeba na nią kliknąć.

Z dostępnych opcji wybierz listę, gdzie przy punktatorach/numerach znajdują się nagłówki – dzięki temu każdy nagłówek zostanie rozpoznany jako miejsce do wprowadzenia numeracji (także nagłówki, które będą wprowadzane później). Z tego powodu niezbędne było usunięcie zdefiniowanych nagłówków istniejących wcześniej w szablonie.

Jest to także miejsce, gdzie można sprawdzić poprawność definicji stylów nagłówkowych, na przykład, czy w definicji tego stylu nie ma możliwości utworzenia nagłówka złożonego tekstu podzielonego znakami końca akapitu (takimi co się tworzą po kliknięciu na Enter). Jeżeli jest coś takiego – niektóre rozdziały i podrozdziały nie dostaną właściwego numeru. Można sobie z tym poradzić rozdzielając tytuły pustą linijką i nadając tej linijce styl Normalny. W razie problemów trzeba coś w nią wpisać i nadać tekstowi styl Normalny.

Dodawanie automatycznego spisu treści

Jeżeli punkty w tekście, które powinny się pojawić w spisie są zdefiniowane jako nagłówki, to bardzo łatwo można przygotować automatyczny spis treści.

Wybierz punkt w tekście, w którym chcesz wstawić Spis treści. Następnie wybierz z Menu głównego zakładkę Odwołania – po lewej stronie znajduje się ikona Spis treści – po rozwinięciu jej opcji można wybrać jego format.

W nowej wersji Worda jest to pierwsza ikonka w zakładce Odwołania. Trzeba na nią kliknąć i wybrać Automatyczny spis treści.

Wstaw Spis treści w wybranym miejscu. Do spisu treści trafiły tylko teksty oznaczone jako nagłówki różnych poziomów. Jeżeli dodasz w tekście kolejne nagłówki i chcesz, żeby zostały uwzględnione w Spisie treści wejdź do zakładki Odwołania i kliknij po lewej stronie w ikonę Aktualizuj spis – nowe nagłówki powinny zostać uwzględnione. To samo uzyskasz zaznaczając spis treści i klikając na prawy klawisz myszy. Wtedy wybranie opcji Aktualizuj pole umożliwi wybranie dwóch opcji:

• Aktualizacja wyłącznie numerów stronie
• Aktualizacja całego spisu

Po wpisaniu nowego nagłówka lub zmiany zapisu starych tytułów, trzeba wybrać opcję drugą.

Uzupełnianie treści

Twój szablon zawiera już zdefiniowane nagłówki oraz spis treści – teraz czas na uzupełnienie go właściwą treścią, tabelami oraz grafiką.

Do poszczególnych rozdziałów wklej odpowiednie treści, które wykorzystywałaś/eś do przygotowania posteru. Pamiętaj o wstawieniu tabel oraz rycin, najlepiej do przygotowanych rozdziałów:

Wykaz cytowanych tabel
Wykaz cytowanych rycin

Nie ma obowiązku umieszczania tabel i rycin na końcu pracy dyplomowej. Studenci lubią wstawiać te elementy pracy naukowej blisko miejsc, gdzie się o nich pisze – jak to jest w publikowanych artykułach. Trzeba jednak pamiętać, że:

1. Wykres nie powinien dominować nad tekstem, co najczęściej wymaga znacznego jego zmniejszenia. Wtedy z kolei trzeba powiększyć czcionkę podpisów osi, etykiet i legendy, by był on czytelny. Wymaga to dodatkowej pracy.
2. Gdy przygotowujemy pracę do druku, tabele i elementy graficzne przygotowujemy zawsze osobno zostawiając redakcji ich rozmieszczenie w tekście. Z tego względu niektórzy recenzenci wyżej oceniają prace dyplomowe z osobnym wykazem tabel i rycin. Takie podświadome przesłanie, że student wie jak się pisze prace naukowe.
3. W wykazie tabel i rycin łatwiej zapanować nad ich wielkością i jednakowym formatowaniem ich podpisów.

Proponuję na umieszczenie tabel w wykazie tabel, a rycin w wykazie rycin. Pamiętajcie, w pracach naukowych w biologii nie ma osobnych kategorii na zdjęcia, mapki i wykresy. Wszystko to są ryciny i znajdują się w jednym wykazie.

Skopiuj z arkusza kalkulacyjnego trzy tabele, które zostały wykonane na pierwszych ćwiczeniach: Liczby złowionych osobników, średnie wielkości osobników (średnie wartości zmiennej ciągłej niezależnej) + odchylenia standardowe, średnie stężenia (średnie wartości zmiennej ciągłej zależnej) + odchylenia standardowe. Umieść je w wykazie tabel. Skopiuj do wykazu rycin trzy wykresy wykonane pokazujące średnie stężenia zmiennej ciągłej niezależnej w różnych kategoriach, średnie stężenia zmiennej ciągłej zależnej w różnych kategoriach i wykres punktowy pokazujący zależności zmiennej ciągłej zależnej od niezależnej w różnych kategoriach. Mogą to być wykresy zrobione w R albo w arkuszu kalkulacyjnych nie mające błędów typu brak odchylenia standardowego, brak lub złe jednostki pomiaru zmiennych ciągłych itp. Ponadto do wykazu tabel może zostać wprowadzona tabela z zaszeregowaniem taksonomicznym analizowanego organizmu w bazach ITIS i NCBI, a do wykazu rycin te zdjęcia i mapki, jakie były pokazywane na prezentacjach. Oczywiście, wszystkie te elementy pracy naukowej można poprawić i zmienić ich formatowanie, zwłaszcza gdy nie dostały maksymalnej liczby punktów w poprzednich zadaniach. Pamiętajcie, że wszystkie podpisy muszą być czytelne, co oznacza ich wielkość docelową porównywalną z rozmiarem czcionki co najmniej 10.

Kolejność umieszczania tabel w wykazie tabel jest dokładnie taka sama jak kolejność w jakiej zostają one zacytowane w tekście po raz pierwszy. Nie można najpierw zacytować tabeli, która jest na drugim lub dalszym miejscu w tym wykazie. Druga zacytowana tabela musi być na miejscu drugim. Analogiczna zasada dotyczy rycin.

Tak się dziwnie przyjęło w biologii, że podpisy tabel piszemy nad tabelą. Są to w zasadzie nadpisy, a nie tytuły. Często są kilkuzdaniowe i zawsze kończą się kropką. Natomiast ryciny podpisujemy zawsze pod wykresem. W pracach dyplomowych można sobie pozwolić na odstępstwo od tych reguł, ale trzeba to robić konsekwentnie. Poza tym lepiej utrzymywać recenzentów w przekonaniu, że student wie jak pisze się prace naukowe w biologii.

Wsadzając kolejne tabele i wykresy do odpowiednich wykazów należy je podpisać. Zasada jest taka, że o ile się da, podpis powinien jak najwięcej wyjaśniać, co na jest w tabeli, na rycinie, tak aby nie trzeba było szukać odpowiedniego ustępu w tekście pracy. W pierwszej wersji pracy dyplomowej trzeba przede wszystkim tak go napisać, by sam student wiedział co jest w tabeli, czy na rycinie. Na pewno jeszcze długo będzie się nad tymi podpisami zastanawiał wraz z opiekunem pracy i wielokrotnie je poprawiał.

Każdy podpis (nadpis) tabeli powinien zaczynać się od odpowiedniej etykiety z numerem (najczęściej Tab.1, Tab.2, …). Podobnie ryciny powinny zostać ponumerowane z etykietą wskazującą na element graficzny (najczęściej Ryc.1, Ryc.2,…). Nie róbcie tego jednak teraz, bo w Wordzie te elementy najlepiej jest wstawić automatycznie, co opisano w następnym rozdziale.

Automatyczna numeracja tabel, rycin oraz wzorów

Przy pracy nad tekstem często zmienia się kolejność akapitów, co czasem wymaga zmiany numeru odpowiedniej ryciny, tabeli lub wzoru. To samo powoduje wstawienie do pracy nie uwzględnionego wcześniej rysunku (tabeli, wzoru). Każda taka poprawka jest pracochłonna – wymaga zmiany numeru odpowiedniej ryciny (tabeli wzoru) i zmiany numeru we wszystkich odwołaniach do niej w tekście. Pozostawienie niewłaściwych numerów w odwołaniach do rycin, tabel i wzorów jest błędem obniżającym wartość wykonanej pracy (i często jej ocenę). Aby uniknąć tego typu błędów warto zastosować automatyczną numerację umożliwianą przez program Word.

 

Word 2000 i starszy

Kursor należy umieścić przed tytułem rysunku (tabeli) i przed wzorem. Kliknąć na “wstaw”, następnie “podpis”. Z zakładki etykieta wybrać odpowiednie słowo. Ponieważ w domyśle są tam początkowo tylko: Równanie Rysunek i Tabela – należy utworzyć swoją etykietę (np. Ryc.). Program sam doda odpowiedni numer. Po kliknięciu OK pojawią się w tekście etykieta wraz z numerem.

W miejscu, gdzie chcemy powołać się na daną rycinę należy umieścić kursor i kliknąć na “wstaw”, następnie “odsyłacz”. Z zakładki “typ odsyłacza” wybrać stosowną etykietę. Zaznaczyć element, który ma być cytowany. Ponieważ w miejscu cytowania ma pojawić się tylko etykieta i numer trzeba zrobić stosowne ograniczenie w zakładce “wstaw odsyłacz do”. Kliknąć wstaw.

 

Word XP

Kursor należy umieścić przed tytułem rysunku (tabeli) i w przed wzorem. Kliknąć Wstaw, Odwołanie i Podpis. Z zakładki etykieta wybrać odpowiednie słowo. Na początku, na ogół trzeba utworzyć własną etykietę (później już będzie ona w programie). Program sam doda odpowiedni numer. Po kliknięciu OK etykieta wraz z numerem pojawią się w tekście.

W miejscu, gdzie chcemy się powołać na daną rycinę należy umieścić kursor i kliknąć na Wstaw, Odwołanie i Odsyłacz. Wybrać stosowną etykietę i ustawić sąsiednie pole na tylko etykieta i numer. Kliknąć wstaw.

 

Word 2007-2015

Kursor należy umieścić przed tytułem rysunku (tabeli) i w przed wzorem. Przejść do meny Odwołania. Kliknąć na ikonkę Wstaw podpis Powstaje okienko, w którym możemy wybrać odpowiednią etykietę. Gdy taka nie istnieje – klikamy na Nowa Etykieta i ją tworzymy. Klikamy OK. Gdy podpis nam się nie podoba (mała czcionka, nie planowany Italic itd.) lepiej jest od razu zaplanować odpowiednio wyglądający styl podpisów pod wykresami, by nie zmieniać go przy każdym wykresie. Podpisy mają styl Legenda i można go zmodyfikować. Wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy na styl Legenda i wybrać Modyfikuj. Na koniec wystarczy tylko numerację ryciny zakończyć kropką i odsunąć trochę podpis.

W miejscu, gdzie chcemy się powołać na daną rycinę należy z menu Odwołania wybrać ikonkę Odsyłacz. W Typ odsyłacza wybrać właściwą etykietę. Następnie przejść na właściwą rycinę lub tabelę. Wybrać stosowną etykietę i ustawić pole Wstaw odsyłacz do na tylko etykieta i numer. Kliknąć wstaw.

Wstawienie nowej ryciny (tabeli, wzoru) przed innymi wcześniej wprowadzonymi i ponumerowanie jej w opisany powyżej sposób spowoduje zmianę numerów rycin po niej oraz odsyłaczy. Nie od razu to jest widoczne. Trzeba zrobić odświeżanie. Można z pól pojawiających się po kliknięciu prawego klawisza myszy wybrać “aktualizuj pole”.

Należy pamiętać, że w pracy naukowej obowiązują następujące zasady:

Tabele uzyskują numery zgodnie z ich kolejnością cytowania w pracy po raz pierwszy. Nie można najpierw powołać się na tabelę 3 a potem na tabele 2. Gdy tak się dzieje tabela 3 musi stać się tabelą 2 a tabela 2 musi stać się tabela 3.

 

Ryciny obejmują rysunki, zdjęcia, mapy i wykresy. Uzyskują one numery zgodnie z ich kolejnością cytowania w pracy po raz pierwszy. Nie można najpierw powołać się na rycinę 3 a potem na rycinę 2. Gdy tak się dzieje rycina 3 musi stać się ryciną 2, a rycina 2 musi stać się ryciną 3.

 

Gdy stosujemy automatyczną numerację tabel i rycin nie zmieniamy ich numerów, a wyłącznie ustawiamy tabele z tytułami we właściwej kolejności (w tekście lub wykazie tabel) oraz ustawiamy ryciny we właściwej kolejności. Potem aktualizujemy całą pracę lub jej zaznaczony fragment/

Opisany sposób wiąże ze sobą ryciny, tabele i wzory z odpowiednimi odwołaniami za pomocą wewnętrznych hiperłączy oraz dba o kolejność rycin, tabel i wzorów, a nie ich odwołań. Dlatego pod sam koniec pracy należy uważnie przeczytać tekst i ustawić ryciny oraz tabele w odpowiedniej kolejności.

Uzupełnianie spisu treści o zbiór tabel i rycin

Wyniki wykonanych badań opracowane w postaci tabel i wykresów to te podstawowe elementy waszej pracy naukowej, które wnoszą coś nowego o wiedzy na wybrany temat. Wielu biologów porównuje je z swoimi wynikami nie interesując się specjalnie stworzonym przez was opisem wyników. Stąd podpisy tabel i wykresów są tak napisane by wyjaśniały możliwie najdokładniej to, co na nich się znajduje, bez dodatków typu (zob. str. 123). Nie trzeba przy tym opisywać interpretacji wyników (to, gdzie czegoś jest więcej, gdzie mniej – widać).

Często zatem w obszernych pracach naukowych i w pracach dyplomowych po spisie treści pojawia się spis tabel i spis rycin.

Gdy mamy podpisane tabele w sposób opisany w poprzednim rozdziale (poprzez odwołania → wstaw podpis), to możemy wykonać automatyczny spis tabel:

• umieszczamy kursor pod spisem treści,
• piszemy Spis tabel i dajemy mu styl “Nagłówek spisu treści”, klikamy Enter,
• przechodzimy do menu Odwołania,
• klikamy na ikonkę Wstaw spis ilustracji,

• rozwijamy menu z pola Etykieta podpisu i wybieramy tą etykietę którą numerowano tabele,
• klikamy OK.

Powinien pojawić się spis tabel z ich podpisami. Będzie to tylko spis tych tabel, do których dodano automatyczny podpis z odpowiednią etykietą. Oznacza to, że wszystkie tabele, które mamy w pracy podpisać musimy automatycznie z tą samą etykietą.

Wykonanie spisu rycin jest prawie takie same

• umieszczamy kursor pod spisem tabel,
• piszemy Spis rycin i dajemy mu styl “Nagłówek spisu treści”, klikamy Enter,
• przechodzimy do menu Odwołania,
• klikamy na ikonkę Wstaw spis ilustracji,
• rozwijamy menu z pola Etykieta podpisu i wybieramy tą etykietę którą numerowano ryciny,
• klikamy OK.

Ostatecznie strona ze spisem treści powinna wyglądać następująco:

 

Cytowanie literatury naukowej i tworzenie listy cytowanych prac

Żadna praca naukowa nie powstaje w oderwaniu od zgromadzonej wcześniej wiedzy. Nawet gdy piszemy o rzadkim i słabo poznanym gatunku, musimy zacytować informacje o gatunkach pokrewnych i gatunkach, których dotyczyła ta sama problematyka badawcza. Robimy to głównie we wstępie, gdzie opisujemy stan wiedzy o przedmiocie pracy. Polega to na:

• napisaniu informacji mającej pewne znaczenie dla naszej pracy,
• zacytowaniu literatury naukowej, skąd zostały zaczerpnięte napisane informacje.

Najczęściej wygląda to tak:

A pod koniec artykułu znajduje się podrozdział “Literatura” (albo “Cytowana literatura” “Piśmiennictwo” itp.), w którym poszczególne prace umieszczone są w porządku alfabetycznym nazwisk autorów prac.

W niektórych dziedzinach biologii, bardziej medycznych, przyjął się inny sposób cytowań: numeryczny.

Najrzadziej w czasopismach naukowych stosowany jest układ stosowany w Wikipedii, gdzie cytowania to kolejne cyfry w nawiasach kwadratowych, a spis literatury jest zgodny z kolejnością cytowań.

W biologii najczęściej występuje pierwszy z pokazanych wzorów: cytowania – to nazwiska autorów i rok wydania artykułu, a lista cytowanych prac uporządkowana jest alfabetycznie bez numeracji artykułów, lecz często z wysuniętym w lewo początkiem.

Przy cytowaniu artykułu obowiązują następujące reguły:

• Gdy praca ma jednego autora – piszemy jego nazwisko i rok jej wydania (Kowalski 2001).
• Gdy praca ma dwóch autorów – piszemy oba nazwiska łącząc je zaimkami “i” albo “oraz” albo symbolem “&”, który jak widać w pracy o sóweczce zagościł już w pracach polskojęzycznych, oraz rok wydania pracy (Kowalski i Nowak 2002).
• Gdy praca ma trzech i więcej autorów – piszemy nazwisko pierwszego autora, dodajemy frazę “et al.” albo rzadziej “i inni” lub “i in.” oraz rok wydania pracy (Kowalski et al. 2003).

Ponadto, gdy cytujemy dla tych samych informacji kilka prac, rozdzielamy cytowania przecinkiem lub średnikiem, a prace porządkujemy chronologicznie. Najczęściej stosowany jest układ:

Informacja w postaci jednego lub dwóch zgań (cytowanie 1; cytowanie 2; …). Możliwe jest jednak wplecenie autorów w tekst, wtedy nazwisko/nazwiska autorów nie są zapisywane w nawiasie, ale w nawiasie pozostaje rok wydania pracy.

Zdaniem Kowalskiego (2001) informacja ….Zdaniem Kowalskiego i Nowaka (2002) informacja ….Zdaniem Kowalskiego et al. (2003) informacja ….W tej samej pracy można stosować różne sposoby cytowania.

Przy tworzeniu listy cytowanych prac obowiązują następujące reguły:

Artykuł naukowy charakteryzujemy elementami umieszczanymi w kolejności:

• Nazwiska wszystkich autorów z inicjałami, rzadziej imionami
• Rok wydania
• Tytuł artykułu
• Tytuł czasopisma naukowego
• Numer tomu (woluminu)
• Numer pierwszej i ostatniej strony artykułu w czasopiśmie.

Jak to wygląda? Najlepiej przyjrzeć się listom cytowanych prac w artykułach naukowych.

Czasami cytujemy artykuł z książki, która wyszła pod redakcją nie koniecznie innych autorów. Wtedy zasada jest podobna tylko zamiast tytułu czasopisma naukowego i numeru tomu jest:

• W:
• Nazwiska i inicjały osób pod których redakcją ukazała się książka
• Tytuł książki
• Wydawca książki

Natomiast numer pierwszej i ostatniej strony artykułu w książce zamieszcza się na końcu tak samo.

W pracach dyplomowych często studenci cytują inne prace dyplomowe. Zasada jest ta sama:

• Nazwisko i inicjały autora
• Rok zaliczenia/obrony pracy
• Tytuł pracy
• Praca (licencjacka, magisterska, doktorska) wykonana pod kierunkiem (tytuł naukowa imię Nazwisko promotora)
• W:
• Nazwa Wydziału i Uczelni gdzie praca została wykonana

Lista powinna zostać uporządkowana alfabetycznie. Gdy cytujemy kilka prac mających tych samych autorów na liście, prace te (a właściwie dane o nich) powinny być uporządkowane chronologicznie. Gdy jakiś autor (autorzy) wydali w tym samym roku dwie (lub więcej) prace to umieszczamy je w dowolnej kolejności, ale do roku pierwszej dopisujemy a, drugiej b i te same literki powinny pojawić się przy roku w cytowaniach tych prac (Kowalski 2001a, Kowalski 2001b).

Cytowanie stron internetowych

Najbardziej problematyczne jest powoływanie się na strony internetowe, co bardzo lubią studenci. Pamiętajcie:

Nigdy nie cytujemy Wikipedii, Encyclopedy of life, Animal Diversity Web i innych stron z informacją wtórną.

Natomiast na stronach tych znajdziecie informacje, a często i linki do artykułów naukowych dotyczących interesujących was problemów. Należy spróbować je znaleźć i sprawdzić, czy twórcy i edytorzy strony, z której czerpaliście informacje, po prostu nie nakłamali. Dotyczy to zwłaszcza Wikipedii. Jeżeli znajdziecie te prace, to je powinniście zacytować.

Gdy czerpiemy informacje z Internetu to strony www. traktujemy jak biblioteki. A nikt nazw bibliotek nie cytuje w pracy. Cytować można tylko takie informacje z Internetu, które:

• mają autora
• udostępniają rok wydania/ostatniej modyfikacji
• mają tytuł
• mają wydawcę/instytucję, która udostępnia te dane za pomocą swoich serwerów

Wtedy cytowanie wygląda dość podobnie, jak cytowanie prac naukowych. Najpierw autor, potem rok ostatniej aktualizacji, potem tytuł, potem wydawca, a dopiero na końcu piszemy “on line” i adres internetowy.

Gdy korzystamy z portali takich jak NCBI, ITIS czy Cataloque of life piszemy o tym w tekście lub podpisach tabel albo rycin dodając datę pobrania odpowiednich informacji, ale nie wprowadzamy nazw tych portali do listy cytowanych prac.

 

Dodawanie hiperłączy w obrębie dokumentu

Hiperłącze jest to fragment tekstu lub obiekt graficzny, po kliknięciu którego można otworzyć obiekt zewnętrzny (plik, strona internetowa) a także przenieść się w obrębie jednego dokumentu. W ten sposób można stworzyć połączenie pomiędzy obiektem, wyróżnionym fragmentem tekstu, a miejscem w tekście, gdzie dany obiekt/fragment jest wspomniany. Przy okazji automatycznego numerowania tabel i rycin oraz wstawiania w tekst automatycznych odsyłaczy, uzyskaliśmy już hiperłącza, nawet bardziej złożone bo zmieniające numerację po zmianie kolejności tabel w wykazie tabel i rycin w wykazie rycin.

Czasem jednak istnieje potrzeba zastosowania w tekście hiperłączy. Prostym tego przykładem, coraz częściej widocznym w opublikowanych artykułach naukowych, są hiperłącza między powołaniem się na prace naukowe, a podstawowymi danymi o tych pracach (autorzy, tytuł, źródło) znajdującymi się w spisie literatury. Redakcje nie wymagają obecnie od autorów tworzenia hiperłączy cytacja ↔ dane o artykule z listy – wolą to robić we własnych programach. Ale w przypadku prac dyplomowych za rok, dwa może to być już obowiązkowe.

Aby zrobić hiperłącze należy najpierw wprowadzić zakładki, do których będą się odnosiły hiperłącza w tekście. Innymi słowy trzeba przejść do listy cytowanych prac i każdą po kolei zaznaczyć to myszą. Następnie wybrać zakładkę Wstaw i w sekcji Link a w nowszej wersji Łącza wybrać Zakładka:

Kliknąć na ikonkę Zakładka i nadać jej nazwę taką, by można było ją bez trudu skojarzyć z daną pracą w spisie literatury, tylko bez spacji, myślnika i innych znaków specjalnych. Jeżeli w dokumencie będzie dużo Zakładek same nazwy numeryczne będą dawały za mało informacji, o którą Zakładkę chodzi.

Następnie przejrzyj tekst pracy. Wszędzie tam, gdzie jest cytowanie – zaznacz ten fragment tekstu. Z Menu głównego wybierz zakładkę Wstaw, a w jej obrębie kliknij ikonę Link lub Hiperłącze. Otworzy się okno dialogowe, gdzie można zdefiniować, do czego ma się linkowanie odnosić. Wybierz opcję Ten dokument a w nowszej wersji Miejsce w tym dokumencie.

Znajdź właściwą zakładkę i potwierdź utworzenie łącza. Hiperłącze powinno być już aktywne i łączyć tekst (cytowanie) z obiektem (danymi o artykule).

Wszystkie prace wstawione do listy cytowanych prac, powinny być cytowane w tekście a wszystkie cytowania powinny odnosić się do artykułu, którego dane są na liście cytowanych prac. Pojawienie się w pracy cytowania artykułu, dla którego danych nie będzie na liście cytowanych prac, jest błędem wiążącym się z obniżeniem oceny pracy. Podobnie wstawienie do listy cytowanych prac danych o artykule, który nie jest później cytowany, jest błędem. Recenzenci prac dyplomowych mają obowiązek to sprawdzić i potwierdzić sprawdzenie tego w recenzji pracy, którą piszą w APD (internetowe Archiwum Prac Dyplomowych, gdzie jest umieszczany PDF pracy dyplomowej oraz jej recenzje).

Pamiętaj, żeby przetestować, czy wszystkie linki w twojej pracy odnoszą się do właściwych obiektów. To także jest sprawdzane przez recenzentów i wpływa na ocenę twojej pracy.